Poslovna srečanja: organizacija in izvedba. Organizacija in vodenje poslovnih srečanj in pogajanj

Poslovni sestanek je pogosta oblika poslovne komunikacije v organizacijah in podjetjih vseh vrst. Poslovni sestanek organizira in vodi poslovodja ali oseba, ki ji je zaupana poslovodna ali vodstvena funkcija.

Glavni cilji srečanj:

Določitev verjetnega izida dejavnosti;

Razvoj potrebne rešitve problema;

Predhodna izmenjava mnenj med kolegi;

Povzetek dela;

Izdelava načrtov za dejavnosti oddelka ali podjetja in drugo.

Poslovni sestanek, tako kot vsaka druga oblika poslovnega komuniciranja, zahteva določene priprave. Vsak timski sestanek je posvečen določeni temi, ki jo mora predhodno oblikovati organizator srečanja. Tema srečanja - predmet razprave - bi morala zanimati vsakega od udeležencev te oblike poslovne komunikacije.

Praviloma se na sestanek prinesejo vprašanja, ki jih ni mogoče rešiti rutinsko. Na dnevni red se uvrstijo vse zadeve, ki so predvidene za obravnavo na seji. Dnevni red sestanka je pisni dokument, ki ga je treba vnaprej poslati vsem zaposlenim, vabljenim na sestanek, ali pa jih objaviti na za to določenem mestu.

Dnevni red seje vključuje naslednje informacije:

Tema srečanja;

Namen srečanja;

Seznam vprašanj, ki bodo obravnavana na sestanku;

Datum, čas in kraj srečanja;

Imena referentov in odgovornih za pripravo posameznih tem za razpravo;

Predpisi za poročila in govore;

Kraj, kjer se lahko seznanite z gradivi o vsaki zadevi, pa tudi z imeni oseb, odgovornih za pripravo teh gradiv.

V praksi organizacije obstajata dve vrsti sestankov: načrtovani in nujni (nenačrtovani), slednje je treba izvajati čim redkeje, saj delujejo kot dejavniki stresa. Zaposleni se ne more vnaprej pripraviti na nenačrtovan sestanek, uniči delovne načrte zaposlenih, kar povzroča razdraženost, zato je produktivnost zaposlenih na nenačrtovanem sestanku bistveno nižja kot na načrtovanem. Vendar pa so lahko v nekaterih skrajnih situacijah nenačrtovani sestanki edino učinkovito sredstvo za reševanje težav.

Zelo pomembno vprašanje je tudi trajanje sestanka, ki ga mora vodja vnaprej premisliti in načrtovati. Če sestanek traja več kot dve uri, nastopi fiziološka utrujenost, zaposleni postane brezbrižen do obravnavanega vprašanja in tudi njegova rešitev je včasih neuporabna, saj se oseba, ki se je predhodno pripravila na govor, počuti užaljeno ( pripravljal se je več dni, njegova težava pa je bila rešena v 10 - 15 minutah).

Sodobne raziskave na področju poslovnega komuniciranja dokazujejo, da je optimalno število udeležencev sestanka 5–7 oseb, s tem številom zaposlenih pa je razvoj rešitve najuspešnejši. Povečanje ali zmanjšanje števila udeležencev sestanka vodi do zmanjšanja produktivnosti, zato mora vodja pri organizaciji sestanka skrbno pretehtati seznam povabljenih.

V primerih, ko se obravnavajo različna vprašanja in število udeležencev na sestanku bistveno presega priporočeno število, je treba postopati tako: osebe, katerih vprašanja so bila obravnavana, lahko zapustijo sestanek, drugi, katerih vprašanja niso prva na dnevnem redu vabljeni na uro določeno s pravilnikom.

Na sestanek o vsakem vprašanju so povabljeni resnično kompetentni ljudje, zaželeno je, da lahko zaposleni, ki sodelujejo v razpravi, igrajo vlogo "strokovnjaka", "ideologa", "kritika", potem bo razvoj rešitve veliko uspešnejši. .

Vrstni red govora udeležencev sestanka mora biti nasproten avtoriteti in položaju, to je, da najprej govorijo osebe z nižjim statusom, nato pa voditelji in menedžerji, v tem primeru mnenje slednjih ne bo vplivalo na položaj prvega.

Na sestanku naj ima vsak udeleženec možnost izraziti svoje stališče, če je oseba pasivna, naj vodja spodbuja njegovo aktivnost. Yu.A. Fomin ponuja naslednje metode za intenziviranje dejavnosti udeležencev srečanja:

1) ohraniti enotnost udeležencev sestanka:

Razbremenite situacijo v konfliktni situaciji;

Ne postavljajte se na nobeno stran, dokler niso na voljo končni rezultati;

Zaščitite nekoga, ki ima manj izkušenj in je pred kratkim delal;

2) mobilizirati udeležence sestanka:

Ne sprostite se sami in ne dovolite drugim, da bi se izognili delu;

Izogibajte se ponovitvam;

Bodite pozorni tudi na najbolj nepomemben predlog, če nekako pomaga zadevi;

3) osredotočiti pozornost na problem, o katerem se razpravlja:

Temeljite na dejstvih;

Zabeležite podane predloge;

Razporedite jih tako, da prisotni dobijo popolno sliko;

4) za aktiviranje udeležencev sestanka:

Da bi okrepili dokaze o nekaterih določbah, postavite dodatna vprašanja;

Izrazite odobravajočo pripombo udeležencu, ki je podal konstruktiven predlog.

Dolge, dolgotrajne razprave so na sestanku nesprejemljive, zato je takšne govore mogoče in treba prekiniti.

Poleg seznanitve z dnevnim redom seje lahko v nekaterih primerih povabljene na sejo seznanite z osnutkom sklepa, tezami in gradivi poročil ter referenčnimi gradivi - to bo skrajšalo čas in naredilo razpravo o vprašanju resnično produktivno.

Na sestanku je vodja dolžan ustvariti resnično delovno, ustvarjalno vzdušje, le tako je mogoče doseči rezultate. Običajno udeleženci sestankov v organizaciji vnaprej poznajo osnovna pravila za vodenje sestankov, pa tudi pravila obnašanja, sprejeta v timu. Naloga organizatorja shoda je, da vse udeležence predlagane razprave seznani s pravili njenega vodenja, še posebej tiste, ki se shoda udeležujejo prvič.

Pri razpravi o spornih vprašanjih mora vodja preprečiti konflikte, zato najbolj konfliktni ljudje ne bi smeli sedeti drug nasproti drugega - ta lokacija prispeva k nastanku konfrontacije (spodaj bodo podrobneje obravnavane značilnosti lokacije). Izkušen vodja, ki pozna značilnosti vedenja svojih podrejenih, bo vnaprej razmislil o ukrepih za boj proti njihovim negativnim navadam in lastnostim ter ne bo dovolil konflikta.

Vodja običajno igra vlogo predsednika na sestanku (včasih je ta funkcija dodeljena osebi, ki je najbolj kompetentna za obravnavano vprašanje). Glavne naloge predsednika seje:

Skladnost s predpisi;

Izogibanje odprtemu konfliktu;

Iskanje in oblikovanje optimalne rešitve za vsako obravnavano vprašanje v minimalnem času;

Spodbudna razprava;

Snemanje najbolj zanimivih trenutkov razprave;

Spremljanje spoštovanja poslovnega bontona.

Na sestankih lahko uporabite zapisnik ali stenografijo; v sodobnih razmerah se uporabljajo orodja za avdio in video snemanje - to vam omogoča, da se vrnete k razpravi in ​​prispevate k globlji analizi izraženih idej.

Na koncu srečanja se povzamejo njegovi rezultati. Običajno spregovori vodja, prebere sklep, se zahvali vsem udeležencem srečanja za opravljeno delo in določi naloge za uresničitev sprejetega sklepa.

Kot že omenjeno, je ena glavnih nalog organizatorja srečanj ustvariti in vzdrževati psihološko udobno poslovno okolje. Oglejmo si podrobneje možne možnosti za lokacijo udeležencev sestanka. F. Kuzin, glede na postavitev udeležencev komunikacije v delovni pisarni za standardno pravokotno mizo, identificira štiri položaje sogovornika (slika 3.1):

1) kotna lokacija;

2) položaj poslovne interakcije;

3) tekmovalno-obrambni položaj;

4) neodvisni položaj.

Po raziskavah psihologov je kotna razporeditev udeležencev komunikacije za mizo značilna za prijazen, sproščen pogovor. Ta lokacija zagotavlja stalen očesni stik in omogoča sledenje vsem gibom obraza in kretnjam sogovornika. V položaju ni teritorialne delitve mize.

Položaj poslovne interakcije zasedajo ljudje, ki delajo na skupnem projektu; Mizni prostor je za skupno rabo, rahlo obrnjen drug proti drugemu, kar ustvarja udobno delovno okolje.

riž. 3.1. Možnosti postavitve udeležencev komunikacije za mizo

V položaju 3 miza služi kot ločnica med sogovorniki, ki ohranja vzdušje tekmovalnosti in tekmovalnosti. Ljudje, ki zavzamejo to stališče, bodo zagovarjali svoje stališče in običajno niso sposobni sklepati kompromisov. Ta položaj je značilen tudi za šefa in podrejenega, ki vzdržujeta podrejeni odnos. Ta položaj je psihično najbolj hladen in se ga je pri organizaciji sestankov treba izogibati.

Ljudje, ki ne želijo komunicirati in komunicirati, običajno zavzamejo neodvisen položaj (na primer dva knjižnična delavca za isto mizo). V tem primeru je prostor za mizo razdeljen med ljudi in vsi se trudijo, da ne bi kršili meje. To stališče je nesprejemljivo v primerih odkritega pogovora ali pogajanj.

Najbolj udobna lokacija za udeležence sestanka se šteje za krog (ali okoli okrogle ali ovalne mize), kjer je status vseh udeležencev tako rekoč izenačen.

Če želite v svoji ekipi ustvariti resnično psihološko udobno in poslovno vzdušje, potem poskusite premisliti in upoštevati vse zgoraj navedene značilnosti organizacije poslovne komunikacije.

Uvod. 3

Poglavje 1. Cilji poslovnih srečanj in pogajanj. 4

1. Klasifikacija poslovnih srečanj.
2. 4
3. Organizacija poslovnih srečanj.

5

Etika in psihologija poslovnih pogajanj.

10

Poglavje 2. Namen poslovnih pogajanj. 14

2.1. Priprava poslovnih pogajanj. 15

2.3. Pogajalske metode. 17

Poglavje 3. Analiza rezultatov poslovnih pogajanj. 21

3.1. Pogoji za učinkovita pogajanja. 23

Zaključek. 25

Bibliografija. 26

Aplikacije. 27

Poslovna srečanja in pogajanja so sestavni del življenja vsakega človeka. Izvaja se v besedni obliki (angleško verbalno - verbalno, ustno). To od udeležencev v komunikaciji zahteva ne le pismenost, ampak tudi upoštevanje etike verbalnega komuniciranja. Poleg tega igra pomembno vlogo, s kakšnimi kretnjami in obrazno mimiko spremljamo govor (nebesedno komunikacijo). Najpomembnejša stvar je sposobnost prisluhniti sogovorniku, mu nenehno izkazovati pozornost in ga nagrajevati z nagradami, t.j. slavite pozitivne lastnosti, pomagajte pri samopotrjevanju pogajalskega partnerja.

To določa ustreznost izbrane teme.

Namen te naloge je pravilno organizirati poslovna srečanja in pogajanja.

Naloge so določiti predmet (probleme) pogajanj, poiskati partnerje za njihovo rešitev, razviti načrt in program pogajanj, rešiti organizacijska vprašanja in pripraviti potrebne dokumente.

1. Cilji poslovnih srečanj.

Poslovna srečanja (sestanki) so ena najpomembnejših oblik vodstvene dejavnosti. Na sestanku poteka izmenjava informacij med podrejenimi in vodjo ter sprejemanje vodstvenih odločitev.

Izkušnje kažejo, da poslovna srečanja ne prinesejo vedno želenega učinka zaradi dejstva, da mnogi menedžerji nimajo jasnega razumevanja tehnologije za njihovo organizacijo in vodenje.

Poslovni sestanek je način, kako pritegniti kolektivni um k razvoju optimalnih rešitev za aktualna in najbolj zapletena vprašanja, ki se pojavljajo v podjetju. Postopek upravljanja se v zvezi s tem zmanjša na tri glavne faze 1:

• zbiranje in obdelava informacij;
• koordinacija delovanja vseh služb družbe in vseh zaposlenih;
• odločanje.

Vsako racionalno organizirano srečanje rešuje poleg neposrednega namena tudi pomembno vzgojno nalogo. Na srečanju se zaposleni učijo timskega dela, celostnega pristopa k reševanju skupnih problemov, sklepanja kompromisov, pridobivanja kulture komuniciranja itd.

Za nekatere zaposlene je udeležba na poslovnem sestanku edina priložnost, da vidijo in slišijo višje vodstvo. Poleg tega dobi menedžer na poslovnem srečanju priložnost, da pokaže svoj talent menedžerja.

Tako se vodstvena dejanja managerja dopolnjujejo s kolektivnimi sejami (sestanki), na katerih se rešujejo vsakdanja poslovna vprašanja in težave.

1.1. Klasifikacija poslovnih srečanj.

Poslovni sestanki so posebna vrsta organizacije dela, ki deluje v zelo kratkem času in ima določen fokus.

Srečanja so razvrščena glede na naslednje glavne značilnosti.

Po namenu:

• razvoj in sprejemanje odločitev;
• razjasnitev in razjasnitev nalog za izvajanje že sprejetih odločitev;
• povzemanje in ocenjevanje prej sprejetih odločitev;
• operativni (kontrolne sobe).

Glede na pogostost (pogostost) dogodka:

• enkrat;
• redna;
• periodično.

Po številu udeležencev:

• ozka sestava (do pet oseb);
• razširjeno (do dvajset oseb);
• predstavnik (več kot dvajset ljudi).

Glede na stopnjo stabilnosti sestave udeležencev sestanka:

• s fiksno sestavo;
• z vabljenimi po seznamu, sestavljenem za vsako sejo;
• kombinirano.

Po dodatku:

• stranka (in druge javne organizacije);
• upravni;
• znanstveni in znanstveno-tehnični;
• združeni.

1.2. Organizacija poslovnih srečanj.

Za doseganje ciljev mora biti sestanek ustrezno pripravljen in izpeljan. Obstaja več obveznih elementov, brez katerih cilji srečanja ne bodo doseženi.

Priprava na sestanek se začne z določitvijo izvedljivosti njegove izvedbe. Ko se odloča, ali je sestanek potreben, mora vodja razmišljati o nalogah, ki jih je treba na njem rešiti (ta oblika dela, kot je sestanek, je bolj produktivna od drugih). Sestanek je treba organizirati, ko je treba izmenjati informacije, opredeliti mnenja in alternative, analizirati zapletene (nestandardne) situacije in sprejeti odločitve o zapletenih vprašanjih.

Poleg tega mora vodja na isti stopnji analizirati vse alternative tej obliki: odločitev višjega vodstva; možnost reševanja težave po telefonu; konferenčni klic; Možnost kombiniranja z drugimi (načrtovanimi) srečanji. Hkrati mora vodja ugotoviti, kaj je potrebno za rešitev problema.

Ko se odločate o sestavi udeležencev, morate k oblikovanju seznama pristopiti zelo previdno, tako v smislu kvantitativne kot kvalitativne sestave. Sploh ni nujno, da na primer na vsak sestanek vabimo vodje oddelkov. K udeležbi na sestanku je treba privabiti tiste uradnike, ki so najbolj kompetentni za obravnavani problem, in kot kaže praksa, niso vedno vodje oddelkov. Glede na število udeležencev sestanka ne smete povabiti toliko ljudi, kolikor je stolov v sejni sobi (vabilo za množično udeležbo). Optimalna možnost je uskladiti število udeležencev sestanka s številom ljudi, ki aktivno sodelujejo v razpravi o vprašanju. Glavno merilo za izbiro udeležencev je usposobljenost za teme dnevnega reda. Ko določite sestavo udeležencev, morate za to določiti dan in uro.

Običajno je za srečanje določen en dan v tednu. To udeležencem omogoča, da pravilno načrtujejo svoj delovni čas in se nanj ustrezno pripravijo. Najboljši dan za srečanje je sreda ali četrtek, saj ima tedenska krivulja uspešnosti v ponedeljek in petek opazen upad.

Sestanke je najbolje organizirati popoldne. To bo udeležencem sestanka dodatna spodbuda za hitro in učinkovito delo, da ne bodo ostali pozno. Ker vsak sestanek moti običajen ritem dela, ga ni priporočljivo izvajati v prvi polovici delovnega dne.

Priprava udeležencev sestanka je zadnji korak v postopku poslovnega sestanka. Bistvo vsega dela v tej smeri je vnaprejšnja seznanitev vseh udeležencev z dnevnim redom in potrebnimi gradivi. Vsi bi morali vnaprej poznati temo in cilje sestanka, kar bo kasneje prispevalo k učinkoviti izvedbi sestanka, saj bodo njegovi udeleženci nanj ustrezno pripravljeni.

Sestanek. Optimalno trajanje skupne duševne dejavnosti velikega števila ljudi je le 40-45 minut. Po 50-60 minutah pozornost udeležencev sestanka oslabi: pojavi se hrup, nepotrebna gibanja in moteni pogovori. Če nadaljujete s sestankom brez odmora, večina ljudi postane utrujena. Po 30-40 minutnem odmoru se prisotni počutijo bolje, vzpostavijo normalno stanje in lahko nadaljujejo obravnavo težav.

Zapisnik sestanka je primarni uradni dokument, na podlagi katerega ima vodstvo pravico zahtevati, da zaposleni opravijo naloge, ki so jim dodeljene. Tajnik seje zapiše v zapisnik v imenu seje najpomembnejše točke 1.

• doseganje namena sestanka;
• rešitev;
• izvajalci nalog in roki.

Povzemanje in odločitev. Končna faza organizacije sestankov je sprejetje odločitve in njena uresničitev. Upoštevati je treba, da na seji odločajo vsi skupaj in vsak posebej. Učinkovitost sestanka je odvisna od tega, v kolikšni meri je udeleženec sestanka lahko vključil svoje ideje in razmišljanja v skupno odločitev.

Ustvarjanje ugodnih pogojev za timsko delo in skupne odločitve.

Če se na sestanku obravnavajo kompleksni problemi, je nujno zagotoviti pogoje za kolektivno miselno delo prisotnih. Za skupinsko delo lahko rečemo, da je bilo uspešno, če je rezultat:

• višji od rezultata dela najboljšega člana skupine;
• boljši od vsote posamičnih rezultatov vseh članov skupine.

Skupinsko delo zahteva posebno pripravljenost. Pri fizičnem delu je to pravilo samoumevno (timsko delo je vedno bolj produktivno), pri umskem delu pa je doseganje ustreznega rezultata veliko težje.

Ustvarjanje vzdušja lahkotnosti in učinkovitosti.

Vzdušje na sestanku je največkrat odvisno od vodje. Poslovno sodelovanje ovirajo pretirane kritike, razne pritožbe ipd. Da bi ustvarili vzdušje lahkotnosti in učinkovitosti, je potrebno, da se njegovi udeleženci počutijo enakopravne in čutijo pomen obravnavanih vprašanj.

Vodja sestanka mora zagotoviti, da ležernost ne prevlada nad učinkovitostjo in obratno. Težavo, ki je neprijetna za vse, je treba obravnavati na koncu sestanka (nekatere osebe so lahko do takrat izpuščene) in, če je mogoče, na kratko. Večino teh težav je treba rešiti individualno. Bolje je, če vodje in strokovnjaki na nižjih vodstvenih ravneh delijo svoje misli na začetku sestanka. Vodja srečanj mora ustvariti poslovno in hkrati sproščeno okolje, v katerem se vsi počutijo sproščeno. Zatiranje, vzdušje strahu in sovražnosti nikakor ne prispevajo k učinkovitemu timskemu delu. Namen srečanja ni iskanje krivca, temveč rešitev problema. Svobodno in odkrito izražanje misli zaposlenih ter lahkotnost v komunikaciji bodo bistveno zmanjšali izgubljeni čas.

Zagotavljanje, da so vsi udeleženci sestanka aktivni.

Predsedujoči mora upoštevati tako imenovani psihološki fenomen in organizirati tak vrstni red govorov, v katerem bo njihov vrstni red obratno sorazmeren z avtoriteto in položajem govornika. To je posledica dejstva, da mlajši zaposleni zelo neradi izražajo svoje stališče – ​​še posebej, če se ne ujema z že izraženim mnenjem vodje. Zato se o svežih, inovativnih rešitvah problemov, ki prihajajo s strani mlajših zaposlenih, največkrat preprosto ne govori.

Drug način za povečanje dejavnosti na sestanku je, da od vsakega udeleženca zahtevate, da govori.

Razprava o ločenih mnenjih.

Kot smo že omenili, je jamstvo za uspešno srečanje upoštevanje mnenj vseh udeležencev. Seveda se nekateri od njih morda motijo. Toda v tem primeru mora vodja sestanka na kratko razložiti razlog za napačno mnenje (nihče ne sme zapustiti sestanka z občutkom, da je njegovo stališče pravilno, odločitev sestanka pa napačna).

3.1. Pogoji za učinkovita pogajanja. 23

Skoraj vsak od nas se je moral večkrat udeležiti različnih srečanj. In mislim, da so mnogi slišali naslednjo izjavo kolegov: "To je še en sestanek, ampak kdaj delati?" Vsak dan se v naši državi zvrsti na sto tisoče srečanj. Toda na žalost je tako, ko količina ne preide v kakovost, saj načelo "več, bolje" tukaj očitno ne deluje. Samo učinkovito izvedeni sestanki lahko dajo opazno otipljiv rezultat in vplivajo na kakovost podjetja. Želel bi, da se podjetja, katerih zaposleni, pridružijo slavnim vrsticam iz pesmi V.V. "Sedečih" Majakovskega je bilo vse manj:

Od navdušenja ne boste zaspali.
Zgodaj zjutraj je.
S sanjami pozdravim zgodnjo zoro:
"Oh vsaj
več
En sestanek
Glede izkoreninjenja vseh srečanj!

Vrste srečanj

Srečanje - srečanje, srečanje, namenjeno obravnavi posebnega vprašanja ali več vprašanj.

Vrste razširjenega sestanka so:

• simpozij— razširjeni sestanek o posebnem znanstvenem vprašanju;
• konferenca— razširjeno srečanje, na primer med znanstveniki in politiki;
• kongres, kongres- srečanje širokega kroga udeležencev, praviloma regionalnega, državnega ali mednarodnega obsega.

V posameznem podjetju se glede na glavno nalogo razlikujejo naslednje vrste sestankov:

• operativni;
• poučno;
• problematično.

Razvrstitev srečanj lahko temelji na drugih merilih, na primer pogostosti: načrtovano, nenačrtovano.

Poleg tega so glede na naravo srečanja razdeljeni na naslednje vrste:

• diktatorski- značilnost avtoritarnega tipa upravljanja, ko samo vodja vodi sestanek in ima dejansko glasovalno pravico, ostali udeleženci imajo le možnost postavljanja vprašanj, ne pa tudi izražanja lastnih mnenj;
• avtokratski- temelji na vprašanjih voditelja udeležencem in njihovih odgovorih nanje, praviloma ni razprav, možen je le dialog;
• segregativno— o poročilu razpravljajo le udeleženci, ki jih izbere vodja, ostali poslušajo in upoštevajo predstavljene informacije;
• diskusija— prosta izmenjava mnenj in razvoj skupne rešitve; pravica do odločitve v končni formulaciji ostane pri upravitelju;
• prost- nima jasnega dnevnega reda, včasih ni predsedujočega, včasih se konča z odločitvijo, večinoma pa gre za izmenjavo mnenj.

Z zbiranjem imajo udeleženci srečanja možnost izraziti svoje stališče do obravnavanih tem, posredovati informacije, ki jih imajo, vsem udeležencem srečanja, razpravljati o spornih vprašanjih in razmisliti o alternativnih rešitvah. Ni zaman, da pravijo, da se resnica rodi v sporu.

Toda srečanje je drago podjetje. Ne pozabite, da če ima vaša organizacija enourni sestanek z osmimi ljudmi vsak dan, to pomeni, da je en zaposleni plačan samo za udeležbo na sestankih. Sestanka ne smemo jemati kot način obveščanja zaposlenih, je optimalen način ocenjevanja in odločanja. Kolektivna odločitev ima večjo težo kot individualna odločitev. Zato je idealen sestanek, kjer mora ekipa sodelovati pri razpravi o problemu in iskanju rešitev, kjer je treba upoštevati različna stališča.

Priprava srečanja

Uspeh sestanka je v 90% odvisen od kakovosti njegove priprave. Vsakemu sestanku, tudi najkrajšemu, bo koristilo predhodno delo.

Zaposleni, odgovoren za pripravo dogodka, mora najprej ugotoviti:

• namen srečanja,
• glavna vprašanja za razpravo,
• seznam udeležencev,
• kraj, čas in oblika.

Upoštevajte, da v številnih organizacijah obstaja določen postopek za izvedbo sestankov, ki ga je mogoče določiti s posebnimi predpisi. V tem primeru je naloga močno poenostavljena.

Če pri pripravi sestanka sodeluje več ljudi, podjetje praviloma izda nalog za izvedbo sestanka, ki določa sestavo delovne skupine in načrt za njegovo pripravo (glej primer 1).

Določitev dnevnega reda

Sestavljanje dnevnega reda je naloga predsednika, njegova dokumentacija pa je na plečih tajnika.

Dnevni red se sestavi šele po ugotovitvi namena seje. V tem primeru mora biti cilj jasno oblikovan, imeti logično popolnost in nedvoumno razlago. Na dnevnem redu naj bo manjše število vprašanj tako da se o njih lahko podrobneje pogovorijo na sestanku. Toda na žalost ta zahteva ni vedno izpolnjena in dnevni red je preobremenjen, zaradi česar je nemogoče temeljito pripraviti in razpravljati o vseh vprašanjih. Tu velja načelo manj je več. Zato se vedno poskušajte znebiti manjših težav, ki jih je mogoče rešiti zunaj sestanka.

Dnevni red je praviloma sestavljen v pisni (tiskani) obliki . Seveda lahko sestanki potekajo brez vnaprej pripravljenega seznama vprašanj, vendar je treba v tem primeru udeležence sestanka vsaj ustno seznaniti z njimi. Mislim, da nihče ne bi trdil, da je pisni dnevni red učinkovitejša oblika in vsem omogoča, da se osredotočijo na to, kar je treba narediti: pred sestankom, med sestankom in po sestanku. To je načrt dogodka. Brez tega se sestanki pogosto spremenijo v splošne razprave, kjer se udeleženci ne osredotočijo na ključna vprašanja. Številne priče nepripravljenih srečanj so se že večkrat soočile s takšno situacijo, ko je nekdo nujno zahteval informacije od svojih podrejenih, ostali pa so bili prisiljeni izgubljati čas s čakanjem. Takšne pomanjkljivosti negativno vplivajo na ritem razprave in posledično na njeno učinkovitost.

Glede dejstva kako uvrstiti vprašanja na dnevni red , obstajata dve diametralno nasprotni mnenji.

Po prvem vidiku je treba zadeve urediti po pomembnosti in zahtevnosti. Argumenti so naslednji: na začetku sestanka so zaposleni bolj aktivni, še niso utrujeni, zato je bolje na začetku razpravljati o najpomembnejših in zapletenih vprašanjih.

Privrženci drugega stališča menijo, da je vprašanja, ki zahtevajo obsežno razpravo in elaboracijo, najbolje obravnavati v drugi tretjini srečanja, ko fizična in psihična zmogljivost udeležencev dosežeta vrhunec. Najprej lahko rešimo tekoča vprašanja, ki ne zahtevajo veliko časa, najlažja vprašanja, zanimive in prijetne stvari pa pustimo na koncu.

Na podlagi delovne prakse lahko bralcem priporočamo, da se držijo drugega stališča, ker začenši s preprostejšimi vprašanji, lahko nastavite določen ritem, saj ne zahtevajo podrobne izdelave, zaposleni nimajo časa, da bi se naveličali razpravljati o njih - služijo kot "nekakšno ogrevanje" pred delom na bolj zapletenih problemih. Ko je glavno delo opravljeno in se pozornost občinstva zmanjša, lahko preidete na razpravo o bolj zanimivih vprašanjih, ki ne zahtevajo stresa (v zadnji tretjini sestanka), na primer o organizaciji korporativnega dogodka v čast obletnice podjetja. ali o rezultatih sodelovanja na razstavi.

Živimo v dinamičnem svetu. Med pripravo sestanka se lahko zaradi prejema zanesljivejših in pravočasnih informacij prioritete večkrat spremenijo. Kar je bilo za nas relevantno še nekaj ur nazaj, lahko postane popolnoma nezanimivo. Zato odobrenega dnevnega reda delovnega sestanka nikoli ne obravnavajte kot nekaj vklesanega v kamen. V tem primeru je priporočljivo razviti postopek za prilagoditev dnevnega reda po njegovi odobritvi, kar bi se moralo odražati v pravilih za vodenje sej.

Pripravljen dnevni red odobril upravitelj, je vzorec takega dokumenta predstavljen v primeru 2. Toda v praksi se pogosto uporablja poenostavljen obrazec. Kot je razvidno iz primera 3, nima odobritvenega žiga (obstajajo celo možnosti oblikovanja brez podpisa odgovornega izvršitelja), vendar so te oblike vabil najpogostejše. Prvi obrazec je bolj informativen, vsebuje podatke o kraju, datumu in udeležencih sestanka ter ima odobritveni žig. Zato je priporočljivo, da se uporablja za najpomembnejše seje, za delovne in operativne seje pa lahko dnevni red podpiše tajnik po predhodnem ustnem pogovoru s predsedujočim. Postopek za pripravo dnevnega reda je določen v pravilniku o sejah, če ga podjetje ima.

Udeleženci srečanja

Po določitvi namena sestanka in obsega vprašanj, ki bodo na njem obravnavana, lahko nadaljujete z izbiro udeležencev kandidatov. Na srečanje zaposleni bi morali biti povabljeni :

• ki sprejemajo ključne odločitve o vprašanjih, ki so predmet razprave (njihovo mnenje je lahko odločilno);
• ki imajo po službeni dolžnosti določene informacije o obravnavani problematiki;
• ki morajo biti zaradi narave svoje dejavnosti seznanjeni z informacijami, predstavljenimi na sestanku;
• ki bo organiziral izvajanje sklepov seje.

Povabite ljudi, ki so sposobni izraziti različna stališča in so hkrati pripravljeni na plodno interakcijo.

Koristnost sestanka je obratno sorazmerna s številom udeležencev. Količina, ki jo priporočajo psihologi za interni poslovni sestanek - od 6 do 9 oseb, to zagotavlja visoko produktivnost, ljudje se ne izgubijo v množici, takšno skupino je lažje nadzorovati. V praksi srečanja potekajo tako v manjših kot večjih skupinah, vsaka s svojimi prednostmi in slabostmi.

Lahko se priloži dnevnemu redu lista gostov ki nakazujejo svoje položaje. To se naredi pri organizaciji velikih srečanj z velikim številom udeležencev. To se aktivno izvaja v zveznih izvršnih organih. V komercialnih organizacijah je bolje vključiti udeležence sestanka in povabljence na dnevni red sestanka, kot je prikazano v primeru 2.

V velikih institucijah se pripravljajo sestanki o najpomembnejših vprašanjih informacije o njihovih zaslugah , ki označuje razlog in namen sprožitve vprašanja za razpravo. Lahko se ponudi skupaj s certifikatom osnutek sklepa .

Če se sestanka udeleži veliko število ljudi, vodij podružnic, hčerinskih podjetij ali predstavnikov tretjih organizacij, pošljite vabila (obvestila) na srečanje. Običajno je tak dokument sestavljen iz:

• pritožbe;
• informacije o datumu, kraju in času dogodka;
• dnevni red;
• povabila k sodelovanju;
• prošnje za potrditev udeležbe na seji.

Vabila (obvestila) podpišejo odgovorne osebe za pripravo prireditve. Možna možnost oblikovanja je prikazana v primeru 4.

Od vrste sestanka je odvisna tudi vrsta sestanka, ki naj bi bila razdeljena udeležencem. Običajno je to:

• vabilo (obvestilo) za sestanek, izdano na dopisnici organizacije oz
• dnevni red v obliki, ki je sprejeta v podjetju.

Dnevni red je treba poslati nekaj dni pred dogodkom (običajno 3-5 dni), da se udeleženci lahko pripravijo. Priložena so mu gradiva za obravnavo (osnutki poročil o vsaki zadevi, informativno gradivo, ki ga predložijo odgovorni izvajalci). Takšna dodatna dokumentacija se lahko pošlje pozneje - 1-2 dni pred sestankom. V tem primeru morate upoštevati dejansko razmerje med količino informacij, ki jih je treba seznaniti, in preostalim časom.

Organizatorji sestankov morajo udeležencem poslati ne samo vabila (ali dnevne rede), ampak tudi spodbujati povratne informacije. Treba je razjasniti, ali se bodo lahko udeležili in ali potrebujejo tehnična sredstva.

Priprava dokumentov za sestanek (poročila, informativno gradivo)

Torej nihče ne bo prebral 10-15 strani trdnega besedila z majhno pisavo. Zato ne varčujte z zaposlenimi in uporabite optimalno velikost pisave – 12. Manjše besedilo lahko uporabite na primer za opombe strani.

Ne uporabljajte preveč stilov pisave hkrati (dovolj sta 2, na primer najpogostejša - Times New Roman in Arial). Dele besedila je bolje označiti z različnimi slogi (ležeče, krepko) ali podčrtano.

Pomislite, koliko ravni naslovov v besedilu boste potrebovali, ali jih morate oštevilčiti, kako boste označili imena tabel, diagramov in slik? Vse to bo bralcu pomagalo hitro krmariti po dokumentu.

Glavna stvar je, da izbrana logika oblikovanja ni kršena v enem dokumentu in je zaželeno, da se (tudi z majhnimi odstopanji) upošteva v celotnem nizu materialov.

Govore udeležencev je mogoče podpreti pisna poročila . Upoštevajte, da je poročilo eden najdaljših poslovnih dokumentov. Pisanje je ena od veščin, potrebnih za uspešno kariero. Zato bomo podali več temeljnih priporočil za pripravo besedila poročila. Mora biti:

• tako kratko, kolikor dopuščata vsebina in namen;
• razumljivo (preprosto, brez zmede);
• logično;
• strukturiran.

Zelo pogosto je namen pisanja poročila na nek način vplivati ​​na bralce: prepričati jih, da sprejmejo določeno stališče, spremenijo svoje mnenje ali sprejmejo določena dejanja. Poročilo mora biti naslovljeno na vnaprej določeno skupino, mora vsebovati prepričljive argumente in predvidevati morebitne ugovore.

Poleg poročil se pripravljajo na srečanje informacijska gradiva , ki jih uporabljajo zvočniki. Ne zaman pravi ruski pregovor: "Bolje enkrat videti kot stokrat slišati." Obstaja veliko število vizualnih pripomočkov. Na primer, dva preprosta grafa sta lahko učinkovitejša od enega zapletenega in ju je lažje in hitreje sestaviti. Sodobna računalniška tehnologija vam omogoča, da v svoje poročilo vključite veliko grafičnih podob, vključno z barvnimi ilustracijami.

Priprava prostorov

Prostor, namenjen sestanku, je treba pripraviti vnaprej.

Nekaj ​​ur prej ga je treba prezračiti ali vklopiti klimatsko napravo.

Stoli naj bodo skrbno razporejeni, njihovo število naj bo 1-2 več od predvidenega števila udeležencev in povabljencev. Konec koncev bo med razpravo morda nujno treba povabiti enega od zaposlenih. Potem bodo imeli kje sedeti.

Na mizah naj bo pisalni pribor (pisala, svinčniki in listi A4 ali priročni zvezki A5 ali večji). Spodbuja se uporaba pisarniškega materiala s simboli blagovne znamke.

Mineralna voda in kozarci so postavljeni na mize, ki so obrnjene na prtičke, njihovo število pa mora biti 1-2 več od prisotnih.

Če se za jasnost uporabljajo označevalne plošče, je treba zagotoviti več večbarvnih označevalcev in tako imenovano radirko vnaprej nasičiti s posebno tekočino.

Če uporabljate tehnična sredstva, jih morate vnaprej namestiti, se seznaniti s pravili delovanja in preveriti njihovo funkcionalnost ter zagotoviti možnost povezovanja prenosnih računalnikov. Ko uporabljate diapozitive, se prepričajte, da so na voljo na sestanku in postavite projekcijsko platno tako, da ga lahko vidijo vsi prisotni.

Morda bo potrebna bolj eksotična oprema. Na primer, v živilskih podjetjih je mogoče izvesti degustacijo izdelka in ga primerjati z izdelki konkurence. V tem primeru je potrebno zagotoviti posodo za enkratno uporabo za vsakega udeleženca.

Nekatera podjetja zaradi varnosti ne dovoljujejo vnosa mobilnih telefonov na sestanke. V tem primeru jih je treba shraniti pri tajnici direktorja.

Sestanek

Če je dnevni red zaseden, potem Priporočamo, da določite pravila razprave . Disciplinira udeležence in pomaga predsedniku nadzorovati potek sestanka. Vzorec dnevnega reda sestanka za razpravo o enem vprašanju bi lahko izgledal takole:

• uvodne pripombe (navedene so časovne omejitve poteka srečanja in okvirni čas njegovega konca) - največ 10 minut;
• glavno poročilo - do 30 minut;
• vprašanja govorcu - ne več kot 2 minuti. vsak;
• soprispevek, sporočilo - ne več kot 10 minut;
• vprašanja sogovorniku - ne več kot 1 minuto. vsak;
• govori - 5-7 minut. vsak;
• odgovor govorca - ne več kot 5 minut;
• odgovori sogovornikov - ne več kot 3 minute. vsak;
• informacije med sestankom - ne več kot 3 minute;
• branje osnutka sklepa - ne več kot 3 minute;
• povzetek srečanja - ne več kot 10 minut.

Največ trajanje Srečanja ne smejo trajati več kot tri do štiri ure na dan. Glede na psihofiziološke značilnosti osebe je priporočljivo, da si po 1,5-2 urah dela vzamete odmor za 15 minut.

Konkreten čas seje določi predsedujoči. V tem primeru je treba upoštevati človeške bioritme. Tako so ergonomske študije pokazale, da je najboljši čas za sprejemanje odločitev pozno jutro. Psihologi priporočajo večino srečanj v popoldanskem času. Po teoriji bioritmov ima človek dva vrhunca zmogljivosti - med 9-12 urami in med 16-18 urami. Čeprav lahko dolgi sestanki ob koncu dneva ljudi prisilijo k hitrim in ne vedno optimalnim odločitvam. Uspeh ni odvisen od dolžine sestanka, temveč od tega, kako aktivni so vsi njegovi udeleženci.

V povprečju se sestanki v podjetju gibljejo od 30 minut do 2 ur. Potrudite se, da bo sestanek čim krajši, kolikor to dopuščajo vaši cilji. Ni skrivnost, da se v mnogih podjetjih sestanki o vprašanjih, o katerih bi lahko razpravljali v 20 minutah, spremenijo v dolgo 2-urno razpravo. V svetu se je nabralo veliko izkušenj z racionalnimi in celo izvirnimi rešitvami tega problema. Na primer, v nekaterih japonskih korporacijah zaposleni gredo v preddverje in sestanek poteka tam, stoje. Nobenega dvoma ni, da takšne razprave sodijo v časovni okvir, ki ga priporočajo strokovnjaki - uro, največ uro in pol. Težko si predstavljam takšno obliko sestankov v ruskih podjetjih - še vedno smo daleč od Japonske v smislu organizacije poslovanja, vendar imamo še vse pred nami.

• informativni in operativni sestanki ne smejo presegati 20-30 minut, problematični pa 1,5-2 ure;
• razprava o enem kompleksnem vprašanju ne sme trajati več kot 40-45 minut;
• po 30-40 minutah dela pozornost udeležencev začne slabeti;
• po 70-80 minutah se pojavi fizična utrujenost;
• po 80-90 minutah se razvije negativna aktivnost - začnejo se pogovori in tuje dejavnosti;
• Če se srečanje nadaljuje brez premora več kot 2 uri, se pojavijo udeleženci, ki se strinjajo s katero koli odločitvijo.

Dokumentacija sestanka

Najpomembnejše se začne takoj po srečanju. Navsezadnje bo njegova učinkovitost odvisna od izvajanja sprejetih odločitev. Za to je potrebno sestaviti protokol, v katerem so pisno zabeležene odločitve z navedbo odgovornih izvajalcev in rokov za dokončanje naloge. Običajno predsednik na koncu sestanka povzame razpravo in na kratko napove, kaj je treba sprejeti, kdo in kdaj. Protokol dokumentira dosežene dogovore in nakazuje usmeritve za prihodnje delo.

Zapisnik je obvezen element zaključne faze seje. Zapisnik beleži potek obravnave vprašanj in sprejete odločitve. Protokol odraža dejavnosti skupnega odločanja kolegijskega organa ali skupine delavcev.

Odvisno od vrste sestanka in drugih dejavnikov se lahko sestavi naslednje: protokolarni obrazci :

• poln protokol, ki vsebuje zapis vseh govorov na seji (zabeležuje obravnavana vprašanja in sprejete odločitve, govore udeležencev, vprašanja, komentarje ipd.);
• kratek protokol, ki vsebuje imena govornikov in kratke opombe o temi govora, sprejete odločitve (brez podrobnosti razprave).

O obliki zapisnika na seji odloča predstojnik kolegijskega organa oziroma predstojnik organizacije.

V bistvu je zapisnik povzetek sestanka. Lahko je podlaga za razpravo o vprašanjih, ki so bila izpostavljena na naslednjem sestanku. Iz tega dokumenta bodo tisti, ki niso na sestanku, lahko pridobili dragocene informacije (to lahko vključuje ključne vodstvene delavce, ki niso bili povabljeni na razpravo). Zato je treba pri sestavljanju protokola vključiti naslednje točke:

• datum in ura delavnice;
• udeleženci;
• dnevni red in njegovo izvajanje;
• sprejete odločitve;
• načrtovane akcije;
• odgovorni izvajalci;
• obdobje izvršitve.

Na seji vodi zapisnik tajnik, ki beleži (stenografira) ali snema govore udeležencev seje. Glavna poklicna kvaliteta tajnice bi morala biti sposobnost poslušanja, kar je trenutno premalo cenjena lastnost. Večina ljudi na sestanku pogosto začne govoriti takoj. Od vseh besed, ki jih uporabljamo, le majhen del nosi objektivne informacije, ki jih je vredno zabeležiti v dokumentu. Mnogi ljudje uokvirijo svoje misli z besedami, ki izražajo, kaj čutijo do občinstva ali do skupine. Da bi iz takega toka besed izluščili bistvo, je potrebna velika koncentracija pozornosti, pa tudi poznavanje osnovnih poslovnih procesov organizacije. Tistim, ki snemajo, bomo dali številna priporočila:

• zaznava dejstva in ideje, ne le besed;
• poslušajte besede o dejanjih: dokončanih, predlaganih ali odobrenih;
• označi besede, ki bi govorile o možnih spremembah;
• ne oklevajte in razjasnite prisotnim, če niste ujeli ali razumeli odločitve, sprejete med aktivno razpravo ali prihajajočim dejanjem;
• Povzemite prejšnje, preden preidete na naslednjo točko razprave. V tem primeru predsednik praviloma zahteva, da glasno prebere osnutek sklepa in ga po potrebi prilagodi (opozoriti je treba, da če je bila za sejo ustanovljena delovna skupina, potem mora ta skupina pripraviti osnutek odločitve), naloga tajnika pa je samo zapis sprejete odločitve v osnutek protokola.

Zasnova protokola ima številne značilnosti. Če je trajalo več dni, sta začetni in končni datum srečanja označena s pomišljajem. Številka protokola je zaporedna številka seje kolegijskega organa od začetka leta.

Protokol znaki predsednik in tajnik. Ob posebej pomembnih priložnostih naj govorniki potrditi protokola so vize prilepljene na levi rob dokumenta, na ravni posnetka govora.
Gradivo, predloženo v obravnavo, je vloženo s protokolom: potrdila, poročila, projekti itd., Ki so sestavljeni kot priloge.

Praviloma je čas, dodeljen za pripravo zapisnika, odvisen od vrste sestanka in ga je treba določiti v lokalnih predpisih podjetja. Običajno je zapisnik dokončen v nekaj urah po sestanku ali naslednji dan, sekretar, predsednik in vsi prisotni pa imajo sveže spomine na razpravo.

Kopijo zapisnika je treba poslati vsem udeležencem seje, izvleček zapisnika pa odgovornim za posamezna vprašanja, ki na seji niso bili prisotni. ki bi vključeval samo podatke, ki so potrebni za dokončanje naročila. Vzorec registracija izvlečka iz zapisnika proizvodnega sestanka je podan v primeru 5. Čas pošiljanja kopij zapisnika udeležencem sestanka ali izvlečkov iz zapisnika je treba določiti v lokalnih predpisih podjetja.

običajno, kopijo protokola se opravi tako, da se izdela fotokopija originalnega zapisnika, ki ga podpišeta predsednik in tajnik seje. V tem primeru je v zgornjem desnem kotu dokumenta nameščen žig "KOPIRAJ", in ne »PRAVILNA KOPIJA«, kot je to storjeno v številnih organizacijah, na koncu protokola pa se naredi certifikacijska opomba v skladu z GOST R6.30-2003: pri overitvi kopije dokumenta se postavi certifikacijska opomba pod podrobnostjo "Podpis". »Drži«, položaj overitelja, njegov lastnoročni podpis in prepis podpisa (začetnice, priimek), datum overitve.(Glej primer 6). V tem primeru mora biti oseba, ki ima pravico overiti kopije protokolov, takšna pooblastila podeljena lokalnim predpisom podjetja, na primer, to se lahko odraža v Navodilih za pisarniško delo.

Dovoljena je kopija protokola (kot tudi izpisek iz protokola). potrditi s pečatom organizacija, določena po lastni presoji. Toda kopije dokumentov (na izpiskih), ki se uporabljajo v organizaciji, praviloma niso žigosane. Zato ni prisoten v naših primerih 5 in 6.

Če izdelujete kopijo večstranskega protokola, potem je treba fotokopirane liste dokumenta najprej zvezati, overitev pa se v tem primeru opravi na hrbtni strani zadnjega lista dokumenta. V praksi večstranski izvodi, ki se uporabljajo samo znotraj organizacije, niso vezani.

Nadzor je lahko pravočasno ali natančno. Za časovno kontrolo je odgovorna pisarniška služba, vsebinsko kontrolo pa izvaja neposredni vodja. Na naslednji seji lahko zaposlene seznanite z realizacijo sklepov prejšnje seje.

V skladu s čl. 5 Seznama standardnih dokumentov upravljanja, ki nastanejo pri dejavnostih organizacij (2000), so določene naslednje obdobja shranjevanja protokolov :

• zapisnik kolegijskega izvršilnega organa organizacije (kolegij, svet, direkcija, upravni odbor itd.) - stalno;
• protokoli znanstvenih, strokovnih, metodoloških, svetovalnih teles organizacije (odbori, komisije, sveti itd.) - stalno;
• zapisnik sestankov z vodjo organizacije - stalno;
• zapisniki sestankov delovnih kolektivov organizacije - nenehno;
• zapisniki sestankov strukturnih oddelkov organizacije - 5 let EPC;
• zapisniki skupščin delničarjev in delničarji - stalno.

Večina protokolov ima stalen rok trajanja, kar določa pomembnost dela s to vrsto dokumentov v podjetju. Zato ni pomembno le arhivsko shranjevanje, temveč tudi organizacija operativnega shranjevanja protokolov v podjetju v skladu z odobreno nomenklaturo primerov.

Elektronsko upravljanje dokumentov in sestanki: kaj imajo skupnega?

Podjetja vedno bolj čutijo potrebo po učinkovitem upravljanju. Temu je namenjena uvedba sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS). Opozarjamo vas na dejstvo, da številni EDMS vsebujejo modul, namenjen avtomatizaciji pretoka dokumentov, ki spremlja seje kolegijskih organov upravljanja. Sposoben je učinkovito rešiti naslednje naloge:

• načrtovanje in priprava sestankov;
• zagotavljanje upravitelju priročnih sredstev za analizo prejšnjih sestankov;
• spremljanje izvajanja sklepov, sprejetih po seji.

V takšni ali drugačni obliki (odvisno od specifične programske opreme) se lahko izvajajo naslednje funkcije:

• oblikovanje predloga dnevnega reda;
• pošiljanje sporočil izvršiteljem, pristojnim za pripravo osnutkov odločb;
• sprejemanje osnutkov odločb in potrdil odgovornih izvršiteljev;
• priprava paketa dokumentov za srečanje;
• razdelitev paketa dokumentov udeležencem srečanja;
• pošiljanje vabil, dnevnih redov;
• priprava zapisnika sestanka;
• spremljanje izvajanja sklepov seje.

Če EDMS izvaja popolno enoto za avtomatiziran nadzor izvajanja naročil, potem vam omogoča ustvarjanje potrebnih poročil. Praviloma lahko izbirate tako:

• F.I. O. vodja, ki je dal ukaz;
• F.I. O. odgovorni izvršitelj;
• rok za izvedbo naročila;
• zapadla naročila.

Pravilna uporaba EDMS je zasnovana tako, da nam olajša delo in sprosti čas za reševanje težav, ki jim stroji še niso kos.

* * *

Če upoštevate, da povprečni izvršni direktor velikega podjetja preživi 17 ur na teden, izvršni direktor 23 ur na teden in menedžer na srednji ravni 11 ur na teden za obisk sestankov, lahko njihovo učinkovito vodenje sprosti veliko koristnega časa in energija. In vaš prispevek k temu plemenitemu cilju je lahko pomemben!

MINISTRSTVO

KMETIJSTVO IN PREHRANA SAMARSKE REGIJE

GBPOU "TEHNIKA PROVINCE SERGIEVSKY"

Šifra, specialnost 19.02.08 Tehnologija mesa in mesnih izdelkov

PM.04 Organizacija dela strukturne enote.

MDK 04.01. Vodenje strukturne enote organizacije.

(4. letnik, 43. skupina)

Lekcija št. 40

Zadeva: Tehnologija za organizacijo in vodenje sestankov, pogajanj/

1. Pogajanja: pojem in njihova vloga v poslovnem komuniciranju…………………..

2. Organizacija in vodenje poslovnih pogajanj……………………..

3. Poslovni sestanki kot oblika vodenja………………….

4. Tehnologija za organizacijo in izvedbo sestankov…………………..

Obstaja veliko definicij pojma "posel", ena izmed njih pa pravi: "Posel je dogovor." Kaj pomeni "spretno voditi poslovna pogajanja, voditi poslovna srečanja"? Kako se naučiti biti hkrati odločen in prilagodljiv v pogajanjih? Kakšen stil vodenja poslovnih pogajanj in poslovnih sestankov je najbolj optimalen?

Komercialna pogajanja in sestanki so potrebni za reševanje težav, razpravo o perečih vprašanjih in razvoj skupne rešitve.

Umetnost pogajanj in sestankov se po vsem svetu posebej poučuje. Večina ruskih podjetnikov ne samo, da nikoli ni bila usposobljena za vodenje pogajanj in poslovnih sestankov, ampak tudi nima izkušenj s sodelovanjem v njih. Medtem pa je prehod na trg brez teh oblik poslovne komunikacije nepredstavljiv.

Danes je vse več poslovnih ljudi vključenih v komercialni pogajalski proces. Kar se tiče poklica menedžerja, ki je zdaj v naši državi moderen, je sposobnost vodenja komercialnih pogajanj in poslovnih srečanj ena glavnih sestavin njegove poklicne dejavnosti.

1. Pogajanja: pojem in njihova vloga v poslovnem komuniciranju

Pogajanja so sestavni del našega vsakdana. Po mnenju slavnega ameriškega strokovnjaka za pogajanja J. Nirenberga se "v življenju lahko pogajate o vseh vprašanjih, v kakršnih koli okoliščinah in kadar koli." »Navsezadnje so v vseh pogledih – v poslu, na družbenem področju, v odnosih med ljudmi – potrebna pogajanja,« 1 piše. In uspeh v življenju je v veliki meri odvisen od tega, kako uspešno se ljudje pogajajo. Zato postane obvladovanje veščin in sposobnosti pogajalskega procesa nujna potreba vsakega poslovneža.

Pogajanja so pogovor o nečem, izmenjava mnenj z namenom, da se o nečem dogovorimo. Vsako skupno dejavnost spremljajo pogajanja. Namen pogajanj je običajno doseči dogovor o sodelovanju strank v aktivnostih, katerih rezultati bodo uporabljeni v obojestransko korist; sklenitev sporazuma, pogodbe; podaljšanje obstoječih sporazumov; usklajevanje skupnih dejanj itd. Poslovna pogajanja potekajo v okviru poslovanja udeležencev in imajo ožjo nalogo - doseči dogovor o obojestransko koristni izmenjavi sredstev, skupnem vlaganju sredstev, razdelitvi dobička, prejetega s skupnimi dejavnostmi.

Pogajanja so učinkovito sredstvo za reševanje konfliktov in spornih vprašanj; navezovanje prijateljskih odnosov in navezovanje sodelovanja.

Najpomembnejša značilnost pogajanj je, da se mnenja udeležencev deloma ujemajo in deloma razlikujejo. Če se pogledi nasprotnikov popolnoma ujemajo, za rešitev zadanih nalog niso potrebna skupna dejanja. Če so stališča strani diametralno nasprotna in udeležencev v komunikaciji trenutno nič ne združuje, ne morete sesti za pogajalsko mizo. Potrebuje nekaj časa, da se stališča nasprotnikov zbližajo in nastane skupna točka skupnih interesov.

Raziskovalci posvečajo pozornost še enemu zelo pomembnemu vidiku pogajanj. Menijo, da v pogajanjih ni glavna stvar analizirati stališča nasprotnikov, čeprav je to nedvomno pomembno in potrebno, temveč upoštevati interese strani, tj. »V ospredje prihaja iskanje ravnotežja interesov, njihova soodvisnost«, glavno vprašanje je »kako razrešiti nasprotujoče si interese in v največji meri uresničiti njihovo sovpadanje« 1 .

Umetnost poslovnih pogajanj je pokazati nasprotniku pot do rešitve njegovega problema z dejanji, ki so koristna za drugo stran. To zahteva poglobljeno znanje s področja komunikacije, usposobljenost za uporabo tehnik poslovnega komuniciranja in sposobnost obvladovanja čustvenega stanja.

Organizacija in vodenje poslovnih pogajanj

Ključ do uspešnih pogajanj je dobra priprava nanje. Pripravljalna faza vključuje pripravo organizacijskih in vsebinskih vidikov pogajanj.

V procesu organiziranja pogajanj se je treba odločiti, kdo bo sodeloval pri pogajanjih, kdo bo vodil delegacijo in kako porazdeliti odgovornosti med člani delegacije. Treba je določiti kraj in čas sestanka, sestaviti program pogajanj, pojasniti pravila dela, pripraviti prostore, opremiti delovna mesta, dati navodila zaposlenim, ki služijo pogajanjem, itd.

Bolj kot so premišljene vse podrobnosti prihajajočega dogodka, bolj učinkovit bo. In nasprotno, nepravočasno in nekvalitetno reševanje organizacijskih vprašanj lahko ustvari ozračje napetosti, ki bo negativno vplivalo na potek pogajanj ali celo povzročilo njihov razpad.

Pomembna točka pri pogajanjih je, kje potekajo - v vaši pisarni ali na ozemlju vaših nasprotnikov. Obe situaciji imata pozitivne vidike. O tem piše J. Nirenberg: »Če sestanek poteka na vaši lokaciji, boste imeli naslednje prednosti: 1) dana vam je možnost, da od svojega vodstva pridobite odobritev o vprašanjih, ki jih prej niste predvideli; 2) drugi strani ne daje možnosti, da bi predčasno končala pogajanja in odšla, kar bi lahko storila, če bi bila v svoji pisarni; 3) lahko počnete druge stvari in imate pri roki lastna proizvodna sredstva; 4) daje vam psihološko prednost zaradi dejstva, da je druga stran prišla k vam; 5) prihrani čas in denar na potovanju.

Premik pogajanj na nasprotnikovo ozemlje ima tudi svoje prednosti: 1) pogajanjem lahko posvetite ves svoj čas, brez motenj in prekinitev, ki se lahko pojavijo v vaši pisarni; 2) informacije lahko »zamolčate« z izjavo, da jih trenutno nimate; 3) imeli boste priložnost obiskati nekoga iz vodstva nasprotne stranke; 4) breme priprave poslovnih zadev bo padlo na nasprotnika in nasprotnik ne bo prost svojih drugih obveznosti« 1.

Če nobena od teh možnosti ne ustreza strankama, se lahko srečata na nevtralnem ozemlju.

V pripravljalni fazi morate posebno pozornost posvetiti vsebini prihajajočega srečanja, tj. analizirati problem, temeljito preučiti stanje, jasno oblikovati cilje in cilje pogajanj, oblikovati skupno stališče ekipe, določiti lasten pogled na predmet razprave, izbrati prepričljive argumente, poiskati možne rešitve, pripraviti predloge, sestavite potrebne dokumente itd.

V ospredje pride naloga zbiranja potrebnih informacij o temi. Za to se bodo morali pogajalci precej potruditi (preučiti ustrezno literaturo, dokumente, delati v knjižnici, se posvetovati s strokovnjaki itd.). Več informacij kot imajo, bolj samozavestni se počutijo. Informacije so najučinkovitejše orodje, najdragocenejša dobrina v vseh pogajanjih. Zato je priporočljivo začeti pogajanja šele, ko ste prepričani, da o tem vprašanju veste več kot vaš nasprotnik. Za uspešna pogajanja je zelo pomembno tudi, da preuči nasprotnika samega.

Nenaklonjenost zbiranju informacij o ljudeh, s katerimi boste vodili dialog, je najpogostejša napaka, ki jo mnogi naredijo v fazi priprave na pogajanja.

Avtorji enega tujega priročnika o pogajanjih pišejo: »Noben boksar ali rokoborec ne bi nikoli pomislil na boj, dokler ne preuči prednosti in slabosti svojega bodočega nasprotnika, njegovih najljubših tehnik in stilskih značilnosti. Takšni športniki skrbno preučujejo video posnetke in poročila o borbah, ki jih vodi njihov domnevni nasprotnik. Nato imajo vaje dvobojev s sparing partnerji, ki kopirajo stil bodočega nasprotnika. Če se vam obetajo pomembna pogajanja, si dajte enako prednost. Preučite svojega nasprotnika" 1.

Ugotoviti je treba, kaj je za pogajalskega partnerja bistveno, kakšne so njegove vrednote, življenjski cilji, kakšne koristi lahko in želi imeti od prihajajočega srečanja itd. Pri zbiranju informacij se je priporočljivo pozanimati o nasprotnikovi preteklosti, se seznaniti z rezultati njegovega trenutnega delovanja, poizvedovati o njegovih dosedanjih uspehih in neuspehih, osebnih okusih in slabostih, odnosih z nadrejenimi, sodelavci itd.

Zanesljive in objektivne informacije ter usposobljenost pogajalcev bodo pomagali doseči želene rezultate. Zato ne smete izgubljati časa s pripravami na pogajanja, morate skrbno razmisliti o vseh podrobnostih in podrobnostih prihajajoče razprave, izbrati možne argumente za utemeljitev svojega stališča in orisati, kako najbolje uporabiti določene metode vplivanja na nasprotnika.

Po pripravljalni fazi se začne najpomembnejša faza - dejanska pogajanja, pravo srečanje vseh udeležencev.

Praksa in izkušnje pri vodenju najrazličnejših pogajanj, tako pri nas kot v tujini, so omogočile razvoj optimalnega modela pogajalskega procesa. Poimenujmo njegove glavne strukturne elemente:

1. Pozdrav udeležencem, medsebojna predstavitev strank.

2. Navedba problematike in ciljev pogajanj.

3. Dialog med udeleženci, vključno z razjasnitvijo, razpravo in usklajevanjem stališč, razjasnitvijo skupnih interesov.

4. Seštevanje in sprejemanje odločitev.

5. Zaključek pogajanj.

Med pogajanji se lahko razvijejo različne vrste skupnih rešitev:

Kompromis ali »srednja rešitev«;

Asimetrična rešitev, relativni kompromis;

Bistveno nova rešitev, ki "odstranjuje" glavna protislovja.

Kompromis je dogovor, ki temelji na medsebojnem popuščanju. Kompromisna rešitev je možna le takrat, ko sta si strani pripravljeni iti na pol poti in zadovoljiti vsaj del skupnih interesov. Upoštevati je treba, da morajo biti zahteve strank pravne narave, koncesije pa enake vrednosti. Kompromisna rešitev je najbolj tipična v različnih pogajanjih.

Bistvo asimetrične rešitve je v tem, da popuščanje ene strani bistveno presega popuščanje druge, vendar je nasprotnik s tem prisiljen soglašati, sicer bo izgubil še več. Pravzaprav takšne odločitve s pogajanji zagotovijo delni poraz ene strani.

Učinkovito sredstvo za "odstranitev" obstoječih protislovij je iskanje bistveno nove rešitve, nestandardnega pristopa k obravnavi problema. Včasih se zdi, da so pogajanja zašla v slepo ulico. A ne glede na to, kako brezupni so na prvi pogled, lahko vedno najdete izhod, če se zadeve lotite kreativno. Po mnenju ameriških strokovnjakov R. Fisherja in W. Ureya lahko pri takšnih pogajanjih pomaga tako imenovana prebojna strategija 1 . Temelji na spoštovanju nasprotnika. Pomembno je, da ga ne prisilite, da se odloči, ampak da mu date možnost, da se sam odloči. Če želite to narediti, morate ustrezno spremeniti situacijo, pogledati na situacijo z drugimi očmi, preoblikovati problem, obrniti sovražnika v partnerja v konstruktivnih pogajanjih.

Skrb. Ta tehnika je povezana z zapiranjem pozicije. Nasprotnik na primer prosi za preložitev obravnave vprašanja ali prestavitev na drugo srečanje. Umik je lahko neposreden (odkrito se predlaga preložitev vprašanja) ali posreden (odgovor zveni nejasen, nasprotnikovo vprašanje ni opaziti itd.).

Čakanje. Udeleženci poskušajo prisluhniti mnenju nasprotnika in nato oblikovati svoje stališče.

Izraz soglasja. Nasprotnik želi poudariti strinjanje z že izraženim mnenjem partnerja.

Izražanje nestrinjanja. Nasprotnik se distancira od izjave partnerja.

Ugovor partnerju. Navedba slabosti nasprotnikovega položaja: pomanjkanje avtoritete; živčnost, razburjeno stanje; protislovne izjave in zahteve; pomanjkanje alternativnih možnosti itd.

Optimističen zaključek. Na koncu pogajanj so vprašanja zastavljena tako, da mora partner odgovoriti z »da«. To ustvarja vtis ugodnega konca pogajanj.

Če je bil napredek pogajanj pozitiven, je treba na zadnji stopnji povzeti, na kratko ponoviti glavne točke, ki so se jih dotaknile med pogajanji, in, kar je najpomembneje, značilnosti tistih pozitivnih točk, o katerih sta se strani strinjali. To bo omogočilo doseči zaupanje, da vsi udeleženci v pogajanjih jasno razumejo bistvo glavnih določb prihodnjega sporazuma in so vsi prepričani, da je bil med pogajanji dosežen določen napredek. Glede na pozitivne rezultate pogajanj je priporočljivo tudi razpravljati o možnostih novih srečanj.

Če je izid pogajanj negativen, je potrebno ohraniti subjektivni stik s pogajalskim partnerjem. V tem primeru pozornost ni osredotočena na predmet pogajanj, temveč na osebne vidike, ki omogočajo ohranjanje poslovnih stikov v prihodnosti. To pomeni, da bi morali opustiti seštevanje rezultatov tistih odsekov, kjer ni bilo doseženih pozitivnih rezultatov. Priporočljivo je najti temo, ki bo zanimala obe strani, bo ublažila situacijo in pomagala ustvariti prijazno, sproščeno vzdušje slovesa.

Po končanih pogajanjih je potrebno opraviti njihovo temeljito analizo. Priporočljivo je oceniti naslednja vprašanja:

Dosežen rezultat;

Razlogi za uspeh/neuspeh ekipe;

Težave, ki so se pojavile med pogajanji;

Stopnja pripravljenosti na pogajanja;

Obnašanje pogajalcev (naših in drugih);

Pridobljena spoznanja in zaključki.

Na splošno je treba upoštevati določena pravila, da se zagotovijo učinkovita pogajanja.

Osnovno pravilo je, da obe strani prideta do prepričanja, da sta s pogajanji nekaj pridobili.

Najpomembnejši pri pogajanjih je vaš partner. Treba ga je prepričati, da sprejme ponudbo. Celoten potek pogajanj, vsa argumentacija mora biti usmerjena k temu.

Pogajanje je sodelovanje. Vsako sodelovanje mora imeti skupno osnovo, zato je pomembno najti skupni imenovalec »za različne interese partnerjev«.

Redkokdaj pogajanja potekajo brez težav, zato je pomembna nagnjenost k kompromisom.

Vsako pogajanje mora biti dialog, zato je pomembno znati postaviti pravo vprašanje in znati prisluhniti partnerju.

Pozitivne rezultate pogajanj je treba obravnavati kot njihov naravni zaključek, zato se je treba na koncu osredotočiti na vsebino sporazuma, ki odraža vse interese partnerjev.

Pogajanja se štejejo za zaključena, če so bili njihovi rezultati podvrženi temeljiti analizi, na podlagi katere so bili sprejeti ustrezni zaključki.

Koncept poslovnega srečanja

Definicija 1

Poslovni sestanek je pomembna oblika vodstvene dejavnosti, na kateri se izmenjujejo informacije med vodji in podrejenimi ter sprejemajo vodstvene odločitve.

Med poslovnim srečanjem so njegovi udeleženci vključeni v kolektivni razvoj optimalne rešitve za identificiran problem, ki se je pojavil v podjetju.

V zvezi s tem je proces upravljanja običajno razdeljen na 3 stopnje:

• Faza zbiranja in obdelave informacij;
• Usklajevanje delovanja vseh zaposlenih in oddelkov podjetja;
• Faza odločanja.

Vloga sestanka v podjetju

S pomočjo učinkovito organiziranih poslovnih srečanj je mogoče rešiti pomembne izobraževalne probleme. S pomočjo srečanj se njihovi udeleženci učijo kolektivnega odločanja, kompleksnega reševanja problemov in doseganja kompromisov. Med srečanjem se pridobiva kultura korporativnega komuniciranja med zaposlenimi v podjetju.

V večini velikih podjetij je edini način za stik z višjimi vodji prek sestankov.

Srečanje je dodatek vodstvenemu delu, na njem se rešujejo vsakdanja poslovna vprašanja in težave.

Cilji poslovnih srečanj

S poslovnimi srečanji se rešujejo naslednje naloge:

• Politika podjetja se razvija in krepi ter poteka njeno izvajanje;
• Dejavnosti vseh oddelkov podjetja so integrirane ob upoštevanju splošnih ciljev podjetja;
• Skupni rezultati so identificirani in izračunani;
• Obstaja kolektivno reševanje problemov ob upoštevanju učnega učinka.

Faze srečanja

Opomba 1

V fazi priprave poslovnega sestanka se določi izvedljivost sestanka, vodja določi glavne naloge, ki jih je treba rešiti. Priporočljivo je organizirati sestanek, če je potrebna izmenjava informacij, pa tudi opredelitev mnenj in načinov reševanja problemov in nestandardnih situacij ter sprejemanje odločitev o zapletenih vprašanjih.

Na isti stopnji se določita dnevni red in sestava udeležencev poslovnega srečanja. V procesu priprave dnevnega reda je treba pojasniti:

• vsebino obravnavanih vprašanj in glavno temo, ki označuje njeno bistvo;
• pogoje, ki jih mora izpolnjevati končni rezultat srečanja;
• udeleženci srečanja in njihove funkcije.

Ko je seznam udeležencev določen, se določita datum in ura sestanka. Večina podjetij za sestanke določi en dan v tednu, kar udeležencem omogoča racionalno načrtovanje delovnega časa in ustrezne priprave.

Zadnja faza postopka priprave poslovnega sestanka je priprava udeležencev sestanka. Osnova vsega dela na tem področju se lahko zmanjša na predhodno seznanitev vsakega udeleženca sestanka z dnevnim redom in potrebnim gradivom. Vsak udeleženec se mora vnaprej seznaniti s temo in cilji srečanja, kar bo omogočilo učinkovitejše srečanje v prihodnosti.

Naslednja faza je dejansko srečanje. Optimalno trajanje skupne miselne aktivnosti za večino ljudi je po mnenju znanstvenikov le 40-45 minut. Po 50-60 minutah lahko pozornost udeležencev sestanka oslabi, kar povzroči tuji hrup, nepotrebna gibanja in pogovore o abstraktnih temah. Če ob tem času ne naredite odmora, bo več udeležencev preutrujenih. Če si vzamete 30-40 minut odmora, boste lahko opazili izboljšanje počutja prisotnih, vzpostavitev normalnega stanja, tako da se lahko razprava o težavah nadaljuje bolj produktivno.

domov » Skupine » Poslovna srečanja: organizacija in izvedba. Organizacija in vodenje poslovnih srečanj in pogajanj