На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд уКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37 . Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс яп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 :

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника »ст. 68 ТК РФ . Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор ест. 57 ТК РФ .

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, - законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров - пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн оп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3- 4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <или> просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <или> указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо тст. 59 ТК РФ .

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
- мастер производственного участка - 35 000 руб.;
- помощник мастера производственного участка - 28 000 руб.;
- технолог производственного участка - 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому - указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность

П.Р. Юдина, г. Пятигорск

Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, захочет вернуться на работу до достижения ребенком возраста 3 лет, ее обязаны принять, даже если ее должность вычеркнута из штатного расписания.

: Ваши сомнения оправданны - «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельства хстатьи 256 , 261 ТК РФ . Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.

Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва

Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные - с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм ып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 ). В зависимости от этого и действуйт еп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 :

• <если> оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
• <если> оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.

В штатном расписании могут быть вакантные должности

М.А. Пушкарева, г. Пушкин

У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

• <или> приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
• <или> приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

В штатном расписании ставится оклад в полном размере

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург

Мы берем двух заместителей директора. Но одного - на полную ставку, а второго - на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?

: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:

Или так:

По одинаковым должностям не может быть разных окладов

Т.Д. Пашкевич, г. Москва

К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?

: Нельз яПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 . Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностя мОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864 .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Установить разные оклады людям, работающим на одинаковых позициях, нельзя. Если какому-то работнику хочется платить больше, чем остальным на той же должности, можно либо переименовать его должность, либо установить ему какие-нибудь надбавки.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

• <если> у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
• <если> у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.

Российские работодатели ведут документацию, связанную с необходимостью систематизации и учета трудовой деятельности наемных сотрудников. Примером такого документа является штатное расписание (далее также — ШР). Указанный документ является локальным актом работодателя. Утверждается ШР приказом работодателя. С этим документом надлежит ознакомить каждого работника в момент трудоустройства. Для этого документа существует нормативно установленная унифицированная форма, однако она не является обязательной. Штатное расписание для ООО (образец 2017 года) можно скачать по ссылке ниже.

Понятие штатного расписания

Штатное расписание - это необходимый документ для каждого работодателя, т.к. в нем должна быть собрана информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .

Из указанного письма, в частности, следует:

• ШР - это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
• законодательно установленных правил составления ШР не существует;
• должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со ШР.

Раньше в числе обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Госкомстатом, числилось и штатное расписание. До 2013 года применение самостоятельных форм подобной документации не допускалось. Однако в настоящее время обязательность применения соответствующей унифицированной формы для коммерческих организаций утратила актуальность.

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

• унифицированную (форма № Т-3);
• разработанную и утвержденную самостоятельно.

В качестве примера рассматриваемого документа предлагаем скачать штатное расписание строительной организации (образец по ссылке ниже).

Образец штатного расписания

Срок, периоды, случаи утверждения штатного расписания законодательством не установлены. Следовательно, решение этих вопросов является прерогативой работодателя.

Штатное расписание признается локальным нормативным актом работодателя, непосредственно влияющим на его трудовую деятельность. Следовательно, существует обязанность ознакомления работников с этим документом под роспись при трудоустройстве до подписания трудового договора.

Оформление штатного расписания

Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:

• структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
• штатную численность;
• заработную плату.

Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в ШР.

Чтобы правильно отразить в ШР конкретный вид работ, рекомендуем руководствоваться Порядком , утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Рассматриваемое расписание утверждается распорядительным документом, который подписывает руководитель организации или иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

В унифицированной форме содержатся реквизиты, свидетельствующие о необходимости подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

При отсутствии соответствующих должностей в организации обе эти функции выполняет ее руководитель.

Что такое штатное расписание? Это бланк унифицированной формы, который используется с целью указания состава персонала организации и ее структуры. В данной статье рассмотрим все тонкости заполнения списка штатных единиц и его особенности.

Унифицированная форма штатного расписания Т-3

Начиная с 2013 года, на федеральном уровне было принято решение не использовать утвержденные формы для формирования некоторых кадровых документов. Организациям была предоставлена свобода в разработке своих собственных бланков штатного расписания.

Универсальная форма Т-3, тем не менее, является довольно удобным и уже ставшим привычным способом создания такого расписания. Помимо этого, данная форма включает в себя всю необходимую информацию. Таким образом, она продолжает использоваться во многих организациях. Образец штатного расписания будет представлен в данной статье.

Следует помнить, что унифицированная форма бланка была разработана и утверждена Госкомстатом еще в 2004 году. Таким образом, форма Т-3 штатного расписания представляет собой общепринятый образец для заполнения списка штатных должностей. В случае, если организация решает разработать свою форму, она все-равно возьмет за основу именно данный бланк как универсальный и практичный.

Сведения в форме Т-3

Что такое штатное расписание? Список должностей является обязательным внутренним нормативным документом, который должен присутствовать в любой организации, даже если это индивидуальный предприниматель. Перечень штатных должностей должен содержать следующие сведения:

1. Список подразделений в структуре организации.
2. Перечень специальностей, должностей и профессий с уточнением квалификации работника.
3. Информация о количестве единиц в штате.
4. Сведения о заработной плате, а именно: оклады и ставки по тарифам, надбавки, фонд оплаты труда, включая по организации в общем. Бланк штатного расписания должен быть на каждом предприятии.

Главная задача списка штатных единиц - идентификация численности персонала, структуры организации и объем фонда оплаты труда. Данный документ не должен содержать личные данные сотрудников и должностную расстановку.

Приказ о штатном расписании подписывает руководитель организации.

Штатный список (или так называемое штатное замещение) не регулируется нормативными документами. В отличие от штатного расписания, замещение не считается обязательным нормативным документом в организации, однако часто заполняется по умолчанию. Это можно объяснить тем, что оно дает возможность контролировать вакансии, а штатная единица при приеме сотрудника по совместительству может делиться несколькими работниками. Штатное замещение составляется, как правило, опираясь на штатное расписание, заполненное по форме Т-3. В него добавляется столбец, где отмечаются личные данные сотрудников. Штатное замещение хранится в организации 75 лет. Образец штатного расписания представлен ниже.

Код структурного подразделения

Заполнение формы по штатному расписанию может быть поручено практически любому сотруднику, работающему в организации. Оно должно быть заверено подписью руководителя организации, а также утверждено его приказом. Порядок, согласно которому производится утверждение данного документа, должен быть прописан в учредительных документах организации.

Впервые составленному штатному расписанию в 1С дается первый номер, а в дальнейшем используется сквозная нумерация. Обязательными данными, указанными в штатном расписании, считаются дата, когда оно было составлено, и дата начала его действия. Эти две даты могут быть разными. Также форма Т-3 штатного расписания организации предполагает указание срока действия перечня должностей, а также данных о приказе на его утверждение и количество единиц в организации.

Саму основную таблицу штатного расписания начинают, как правило, оформлять, указывая коды структурных подразделений организации. Чаще всего коды указываются в том порядке, который дает возможность установить иерархию и саму структуру организации в целом.

В случае, когда у организации имеются представительства и филиалы, это также учитывается в штатном расписании как структурное подразделение и вносится соответствующим образом. Если руководителю филиала предоставлено право на самостоятельное утверждение и изменение штатного расписания, оно составляется как часть документа по всей организации.

Заполнение основной таблицы

Третья графа должна содержать наименование должности в штатном расписании, специальности и сферы профессиональной деятельности. Указывать их нужно без использования сокращенных форм в именительном падеже. Работодатель определяет название профессии и должности. Однако, если работа относится к тяжелым условиям труда, а также предоставлению льгот, то при заполнении формы штатного расписания следует учитывать следующие документы:

Когда организация оформляет сотрудника с целью выполнения конкретного вида работ, а не для вступления в определенную должность, это также должно быть отражено в штатном расписании.

Четвертая графа содержит сведения о количестве единиц в штате организации. Это могут быть как полные, так и неполные штатные единицы. Последние указываются в документе в долях, а именно 0,5, 0,75 и т. д. Утверждение штатного расписания возложено на руководителя.

Пятой графе при составлении перечня штатных единиц следует уделить особое внимание. Она включает в себя ставку по тарифу в рублях. При самом простом варианте заполнения в данную графу включаются сведения о фиксированной месячной ставке.

Однако на практике довольно часто возникает проблема, так как фиксированного размера оплаты труда не предусмотрено. Например, это актуально для такой формы оплаты труда, как сдельная. В этом случае в графе ставится прочерк, а в последующей десятой графе обозначается сдельно-премиальная или сдельная оплата. Также вписывается ссылка на нормативный документ, который определяет порядок назначения оплаты труда, в том числе ее размер за конкретную рабочую норму. По этому же принципу рекомендуется заполнять штатное расписание на сотрудников, для которых установлена почасовая оплата. В случае, если штатное расписание предполагает наличие неполной единицы в штате, графа с тарифными ставками заполняется как для полного оклада, положенного по данной должности.

Графы 6, 7 и 8 содержат информацию о надбавках не только принятых непосредственно в организации, как например за повышенную ответственность, ненормированный рабочий день, стаж и знание иностранных языков, но и предусмотренные законодательно, например, за работу в тяжелых условиях Крайнего Севера.

Правила штатного расписания предусматривают заполнение этих пунктов в рублевом эквиваленте. Если надбавок в организации предусмотрено больше, чем строк в стандартном штатном расписании, то их количество допускается увеличить специальным приказом о внесении изменений в форму документа. Если надбавки устанавливаются в процентном соотношении, то следует действовать как в предыдущем случае.

Девятая графа формы штатного расписания, содержащая пункт «Всего за месяц» оформляется только в случае, если все данные вносились в рублевом эквиваленте. В правилах заполнения перечня штатных единиц указывается на то, что если графы с 5 по 9 не получается заполнить в рублях, то допустимо использовать иные показатели, например, проценты или коэффициенты. Однако на практике это вряд ли осуществимо. Поэтому в большинстве организаций в данном случае ставятся прочерки во всех строках, а в десятой графе, содержащей примечания, указывается ссылка на нормативные акты. Отсыл к документу, который дает право на определение объема надбавки за стаж позволяет не переделывать штатное расписание при изменении суммы. Десятая графа также предназначена для внесения любых сведений.

Особенности заполнения

Универсальная форма Т-3 штатного расписания предполагает наличие подписей главного бухгалтера и начальника отдела кадров, однако печати на него не ставятся. Закон не определяет сроки утверждения и периодичность составления перечня штатных единиц. Работодателю предоставляется возможность самостоятельно решить этот вопрос. Изменения в перечень штатных единиц вносятся в том случае, если возникает необходимость включить в него новые структурные подразделения или должности. То же касается исключения пунктов расписания, а также изменения оклада, наименования должностей или подразделений. Любые поправки, вносимые в расписание, должны быть подкреплены приказом руководителя организации.

Существует два способа внесения поправок в перечень штатных должностей, а именно:

1. Приказ о внесении определенных изменений.
2. Приказ, утверждающий новый список штатных единиц.

Штатное расписание в 1С составить довольно просто.

Если штат или численность сотрудников сокращается или меняется оклад, это также должно быть отражено в штатном расписании. При этом должно быть учтено, что изменения должны вступить в силу не позднее двух месяцев после подписания соответствующего приказа. Это правило обусловлено тем, что сотрудник должен быть оповещен о сокращении или изменениях в оплате труда за два месяца.

Однако что такое штатное расписание, знают не все. Это - документ постоянного хранения в организации. Контрольно-надзорные организации, к примеру, ФСС, ПФР, налоговые органы, инспекция по труду и т. д. могут потребовать предоставить им данный документ в ходе проверки. При этом, если организация не выполняет данное условие, ее могут оштрафовать в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен по требованию проверяющей организации.

Письменное ознакомление сотрудников

У многих возникает вопрос, есть ли необходимость в письменном ознакомлении сотрудников с приказом о штатном расписании. Федеральная организация по труду и занятости населения дает необходимые разъяснения по данному вопросу в своем письме от 2014 года. В нем объясняется статус расписания штатов организации. За Рострудом, в свою очередь, Правительство закрепило на законодательном уровне в 2004 году функции по информированию и консультации руководителей организаций, а также сотрудников на предмет соблюдения норм и предписаний Трудового кодекса и права. Следует учитывать, что позиция Роструда не является нормативным правовым актом.

Трудовой кодекс предписывает письменное ознакомление сотрудника при приеме на работу и до подписания договора с внутренним распорядком, а также другими нормативными актами локального предназначения, которые напрямую связаны с профессиональной деятельностью нового работника. Также в пакет документов на ознакомление входит коллективный договор.

Госкомстат издал в 2004 году Постановление, согласно которому форма Т-3 для оформления штатного списка используется с целью формирования структуры, состава и численности организации с учетом ее устава. С 2013 года форма Т-3 была упразднена и является необязательной.

Локальный нормативный акт

Как было описано выше, штатное расписание на год является локальным нормативным актом, в котором прописано сводное разделение труда среди сотрудников организации. Роструд в своем обращении подчеркнул, что хоть оно и является локальным нормативным актом, однако к трудовой деятельности никакого отношения не имеет. По этой причине работодателю необязательно давать сотруднику на ознакомление данный документ при приеме на должность. Однако не исключается, что обязательное письменное ознакомление сотрудников со штатным списком может быть внесено в один из пунктов коллективного договора, локального нормативного акта или соглашения.

Прием сотрудника на должность вне штатного расписания

Подобная проблема часто встает перед работодателем. Прежде чем разобраться в данном вопросе, следует понять, является ли оформление списка штатных единиц строго обязательным. Многие организации пренебрегают данным документом.

Под трудовыми подразумеваются отношения между работодателем и сотрудником, предусматривающие выполнение за плату определенной трудовой функции, то есть работы по должности согласно штатному списку. Данный пункт регулируется статьей 15 Трудового кодекса.

Трудовой договор, согласно статье 57, должен содержать определенные сведения, а именно:

1. Ф.И.О сотрудника и наименование организации или ИП, между которыми заключается договор.
2. Данные, удостоверяющие личность работника и подтверждающие реквизиты работодателя.
3. Информация о лице, представляющем работодателя, которое подписывает договор, а также основания для подобных полномочий.
4. Дата и место подписания договора.

Помимо сведений о работнике и его работодателе, в трудовой договор обязательно должны быть включены:

1. Место работы. Если речь идет о работе в представительстве или филиале организации, то и оно должно быть указано.
2. Трудовая функция. Она предполагает включение сведений о соответствии должности списку штатных единиц, специальности, профессии и квалификации. Также указывается конкретный вид работ, выполняемых сотрудником. Если Трудовой кодекс или иные нормативные акты предполагают выплаты компенсаций или предоставление льгот сотрудникам определенных профессий и должностей, это также должно быть прописано в договоре и соответствовать законодательству и Постановлениям Правительства РФ.
3. Дата начала выполнения работ в случае, когда речь идет о срочном контракте. Помимо этого, указывается срок действия соглашения и причины, которые являются поводом для его подписания.
4. Условия оплаты трудовой деятельности, включая оклад и тарифную ставку, надбавки, доплаты и поощрения в виде выплат.
5. Режим работы и отдыха в случае, если для данной должности он отличается от общепринятых в организации.
6. Гарантии компенсационных выплат за выполнение работ с опасными или вредными условиями труда. При этом в договоре должны быть прописаны все условия работы, которые могут нанести вред или ущерб здоровью или жизни.
7. Характер работы и его условия. Сюда входят разъездной, подвижной и иные характеры деятельности.
8. Условия труда на рабочем месте.
9. Обязательное социальное страхование работника согласно трудовому законодательству.

Если во время заключения договора не были включены все необходимые сведения или условия, предусмотренные законодательством, это не считается основанием для расторжения соглашения и признания его недействительным. Недостающие сведения могут быть внесены в приложение к договору или дополнительное соглашение. Все эти дополнительные документы будут являться частью основного соглашения.

Иные сведения

Трудовой договор также может предусматривать иные условия, если они не противоречат законодательным нормам и не ухудшают положение сотрудника. В частности такими сведениями могут стать:

1. Уточнение места работы, например, указание структурного подразделения и его местонахождение.
2. Условия испытательного срока, если таковой предусмотрен договором.
3. Соглашение о неразглашении тайны, охраняемой законом. Это может быть служебная, государственная, коммерческая и иная тайна.
4. Обязательство сотрудника отработать определенный период времени в организации после окончания обучения. Это актуально, если работодатель оплачивал обучение.
5. Условия и виды дополнительного страхования сотрудника.
6. Улучшение условий работника и его семьи в социально-бытовом плане.
7. Уточнение условий работы, а также обязанностей и прав работодателя и работника, которые установлены нормами трудового законодательства и иными правовыми актами.

Также в трудовой договор включаются сведения о дополнительном страховании пенсионного обеспечения сотрудника. По соглашению сторон в него могут вноситься обязанности и права сотрудника и работодателя, предусмотренные трудовым законодательством и другими правовыми актами, а также происходящие из условий коллективного договора конкретной организации.

Если какие-либо из вышеперечисленных пунктов не были внесены в условия трудового соглашения, это не может квалифицироваться как повод для неисполнения или отказа в реализации прав и обязанностей.

В заключение

Таким образом, нормы трудового законодательства предполагают обязательность оформления штатного расписания организацией и его дальнейшее использование при приеме на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового соглашения. То есть, получается, что взять на работу сотрудника на должность, которая не отражена в штатном расписании, не представляется возможным. Это будет нарушением законов Российской Федерации. Список штатных должностей является строго обязательным документом для оформления в любой официальной организации.

Мы рассмотрели, что такое штатное расписание.

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба
• бухгалтерия
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений
• форма приказа об утверждении расписания и изменений
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа
• дата его составления
• наименование компании
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение
• код подразделения
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
• количество штатных единиц
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
• примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности
• совершенствование организационной структуры компании
• проведение реорганизации
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
• изменения в законодательстве РФ
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

• численность ваших работников превышает 3-4 человека
• обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
• Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

• ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
• ЕКС - Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
• ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки)

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

• Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами
• ОКПО организации
• Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации)
• Дата фактического составления
• Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году)
• В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания
• Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД
• Количество работников по каждой должности
• Размеры тарифных ставок (окладов) работников
• Постоянные надбавки и доплаты
• Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения

Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Приказ о внесении изменений

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

• Название организации
• Тип документа
• Дата и номер регистрации
• Гриф с надписью "Утверждено"
• Визы руководителей
• Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должностей

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

• Кризис
• Смена условий труда и другое

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

• Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается)
• Документ заверяется
• Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений
• Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

• Составить приказ о внесении изменений в расписание
• Внести изменения в штатное расписание
• Составить должностную инструкцию на нового работника

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Штатное расписание - это документ организации, применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации ( , раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Согласно раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом.

Технически, штатное расписание может составлять любая служба, на которую руководителем возложена эта обязанность. Как правило, это делает кадровая служба. Если организация небольшая, то кадровик или главный бухгалтер.

Срок действия

Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено . После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.

Ошибки при составлении штатного расписания

• В штатном расписании не нужно указывать уральский коэффициент и прочие надбавки
  Чтобы заполнить штатное расписание правильно, необходимо отдельно указать сумму оклада и отдельно сумму (процент) надбавок. Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) - в графах 6–8. Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо прописать процент или коэффициент (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
• Каждый год нужно утверждать новое штатное расписание
  Законодательство не обязывает работодателя обновлять штатное расписание ежегодно. У этого документа в принципе нет срока действия и периодичности утверждения.
• Все должности в штатном расписании должны соответствовать утвержденному классификатору профессий
  Если должности в штатном расписании не соответствуют должностям, приведенным в Классификаторе, в большинстве случаев это не является нарушением.
• В штатном расписании нужно указывать ФИО работников
  В штатном расписании не нужно указывать ФИО работников. Иначе при каждом увольнении придется менять документ. Кроме того, в унифицированной форме штатного расписания нет граф для внесения персональных данных.
• В штатном расписании можно указывать «плавающие» оклады
  Иногда работодатель для равнозначных должностей устанавливает разные оклады или непосредственно в штатном расписании в графе 5 указывает так называемую «вилку» окладов (например, 20 000–30 000 рублей).
  Такой подход противоречит трудовому законодательству. Запрещается любая дискриминация работников при установлении условий оплаты труда (ст. 132ТК РФ). Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ, письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

к меню

Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ штатное расписание

Трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

В трудовом договоре указываются:
...............................
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
............................
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
.............................

Видим, что про штатное расписание в только две статьи. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь штатное расписание, но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» .

Итак, ниже рассмотрим для чего нужно штатное расписание, как заполняется, как вводится в действие.

к меню

СОСТАВЛЯЕМ Штатное Расписание, Расстановка, ОБРАЗЕЦ скачать

Скачать форму Т-3 "Штатное РАСПИСАНИЕ образец"

Примечание : Формат.doc 64 Кб

Штатная расстановка

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Штатное замещение не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.

Скачать форму Т-3 "Штатное ЗАМЕЩЕНИЕ образец"

Примечание : Формат.doc 64 Кб

Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

Штат - это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

к меню

КТО должен составлять Штатное Расписание и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

к меню

С ЧЕГО начинается составление Штатного Расписания?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания , необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 - попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации - оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например - «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3 , предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

к меню

Как назвать структурное подразделение?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения» . Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда.

Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

• руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
• производственные подразделения;
• вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

к меню

Что такое «код структурного подразделения»?

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений - отделы, в составе отделов - группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее - ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем - рабочих.

к меню

Что такое «штатная единица»?

Штатная единица - это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Как установить оклад (тарифную ставку)?

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки - инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда . Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами - Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

к меню

Что такое «надбавки и доплаты»?

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты» .

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате - это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, - это две основные формы выплаты надбавок и доплат.

Первая форма - процентная - устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат - это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов - как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными - все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Что такое «месячный фонд заработной платы»?

Месячный фонд заработной платы - это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

к меню

Когда в Штатное Расписание вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?

Изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя "О внесении изменений в штатное расписание". Изменения могут быть следующими:

• переименование должности, специальности, профессии;
• переименование структурного подразделения;
• изменение тарифной ставки (оклада);
• изменение количества штатных единиц (увеличение, уменьшение).

к меню

Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:

1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.

2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) "О внесении изменений в штатное расписание". В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

• реорганизация организации;
• расширение или сокращение производственной основы организации;
• проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
• изменение законодательства;
• увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты . При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков , указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться .

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Секретарь ____________ Е.В. Иванова
8.10.2015

И т.д. все сотрудники знакомятся под роспись с приказом.....

Руководитель может уполномочить любое иное лицо на подписание приказов по штатному расписанию.

Главный бухгалтер и кадровый работник в обязательном порядке подписывают только само штатное расписание. В приказе их визы не обязательны. Они знакомятся с приказом так же, как и другие сотрудники.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

В рамках встречной проверки затребовала штатное расписание образовательного учреждения.

1. Правомерно ли при проверке контрагента требовать этот документ?
2. Грозит ли какая-нибудь ответственность, если его не направить?

Инспекторы вправе затребовать штатное расписание самой образовательной организации.

Главная » Татьяна О » Штатное расписание правила оформления. На военное время

Главное

Первые романовы у власти

Как приготовить заливное из семги

Сырный суп с курицей и плавленным сыром

Мойва копченая «По-домашнему

Конспект индивидуального занятия "Автоматизация звука в слогах и словах" план-конспект занятия по логопедии на тему Индивидуальное зан